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INNOVATOR JAPAN Director's Blog

表参道と大濠公園ではたらくマーケティングチームの仕様書となります、ご査収ください。

Gmailでタスクの管理がしたい

この記事はイノベーター・ジャパンAdvent Calendar 2017の16日目の記事です。

マーケティングチーム…といいつつも、メディアの運用を代行することも有るオシオです。

うまいことタスク管理をしたい!そんな今年一年の試行錯誤の結果、どのようにお仕事を進めているのかについて振り返ろうと思います。

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デイリーで行うべきタスクをチェックシートにまとめてリマインドを設定する。

毎日やらなければいけないことが確定しているタスクなどは 一つのチェックシートにまとめて、 朝時間で対応できるようにしています。

私の場合はスプレッドシートにチェックリストをまとめて 終わったタスクにxを付ける形で対応しています。

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このチェックシートを毎日忘れずチェックできるように、Slackでリマインドを設定します。

こんな感じ:/remind @私 チェックシートURL every weekday at 09:00

平日の9時に毎日チェックシートのURLを通知してくれるような設定です。

この後お話ししますが、私はGmailでタスクを管理しているので メールでも通知が送られるようにしています。

Gmailの受信トレイにタスクの内容をアウトプットする

基本的にメールでタスクのやり取りをすることが多いので、 手を付けなければいけないものはGmailの受信トレイに内容が蓄積されるようにしました。

conasuで自分へのタスクを登録して通知メールを送ったり、 conasuに登録するまでもない軽いタスクは、Gmailで直接自分へのメールとして送ったりしつつ 受信トレイ上で残タスクを一覧できるようにします。

受信トレイの優先度が分かるようにする

Gmail上でタスク管理をする際、以下のような基本ルールを設定していました。

基本ルール

  • 手元にボールの有るタスクだけ受信トレイに残す。他のメールは全てアーカイブ
  • スターで依頼の種類が分かるように色分け。最優先依頼は赤の[!]マーク、急ぎで対応した方がいいものは黄色の[!]マーク

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  • 「○○日までにメール返信を頂く必要がある」的な期限設定が必要なものに関しては、GmailのTODOで期日が近づいたら通知がメールで送られるように設定。

よく入力するものに関しては辞書ツールや定型文管理ツールで登録

メール連絡やSlackでのリマインドを行う際に、 考えないといけない部分を減らすため、 何度も入力することになるであろう文言は積極的に登録するようにしています。

辞書登録ツールでよく使用する短文を登録

各種データの名前付けに使用する定形とかよく使うコードとか ささっと出せるように辞書ツールに登録しています。

具体的に一例をあげると広告に使用するバナーを登録する際に、 以下のような名前付けルールがある場合とかですね。

登録内容例:20170000-20170000_★★【レクタングルバナー掲載2週間】

あとSlackでよく使用しているリマインダーのスラッシュコマンドは 辞書ツールに登録してすぐに出せるようにしています。

登録内容例: /remind @私 ここに内容書く on 12/00 at 09:00

「Clipy」のsnippet登録で定型文を登録

こちらじゃmacのアプリになるのですが、クリップボードにコピーした内容を一定数保存してくれる「Clipy」を使用しています。 スニペット登録機能もあるのでこちらで定型文を登録して、 必要になったら、ショートカットで定型文を呼び出して貼り付ける様にしています。

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clipy-app.com

使い分け基準としては1行で片付く定形文は辞書ツールに登録して一発変換、 それ以外は「Clipy」に辞書登録という使い分けですね。

ちなみにWindowsクリップボード履歴と定型文機能を使うことになる場合は、 「Clibor」を使うと便利だと思います。

今後の課題

メーラーでのタスク管理は、CCなどで関係者に連絡が飛ぶようにしていても、 どこかブラックボックス化しやすい。 見える化することが課題かな、と思います。

1日の終りとかに受信トレイに残っている残タスクのタイトルとかを Slackの私個人のチャンネルとかにとばしてで通知したりすると良いのかなあとか、 色々企んでいるので、その辺りをこの年末の宿題にして、 いい感じに設定できたらブログ更新のネタにしたいと思っております。

まとめ

タスク管理に関してはきっとそれぞれに適したツール等を持ってる人も多いと思いますが、 一度自分のやりかたを整理する意味でも書き残すことは大事だなと思い 今回のエントリをかかせていただきました。

来年はもっとバンバンお仕事をさばける様に成長できるよう、 模索を続けていこうと思います!

次回予告

イノベーター・ジャパン Advent Calendar 2017 の明日の担当はエンジニアのmamy1326さんが担当です。