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ウェブとすっぽん

INNOVATOR JAPAN Director's Blog

表参道と大濠公園ではたらくマーケティングチームの仕様書となります、ご査収ください。

自社イベント(勉強会)を成功させるの3つのポイント!

こんにちは、ペンタです。

 

秋らしく、朝夜はだいぶん寒くなってきましたね。

味覚の秋というだけあって食いしん坊なわたしは秋が大好きです。

 

今回は当社のイベント"InnoCAFE"を実施するなかで重要だと感じているポイントについて紹介します。ここに挙げているもの以外にもポイントはありますが、長くなるので今回はその中でも重要な3つのポイントに絞ってます。

 

どんなイベントをやっているか

イノベーター・ジャパンでは定期的にInnoCAFEというイベントを実施しています。InnoCAFEは、“◯◯ ×イノベーション”をテーマとし、毎回異なるテーマでゲストをお招きし、参加者の方々と一緒に意見やアイデアをアウトプットし、相互に刺激をし合うことを目的としています。テーマも空間デザイン、スペシャリティコーヒー、デザイン思考、GitHub勉強会などWebに関わるものから、そうでないものまで幅広くやってきました。社内でディスカッションやアイディア出しをすると、考え方が偏る場合があるので、イベントを通していろんな刺激を受け、業務にフィードバックしています。もしご興味がある方はこちらからフォローください。

イノベーター・ジャパン | Doorkeeper

 

過去のイベントの様子 

http://www.innovator.jp.net/images/innocafe5.jpg

「KAOSPILOT×Innovation」の様子

イベントを成功させる3つのポイント 

参加費について

参加費はとるとらないは、当社のように収益目的ではないイベントを開催する上で特にポイントとなる部分だと思います。どちらにも一長一短あります。

無料で開催する場合は、参加のハードルが低くなるため集客がわりと楽になります。(コンテンツにもよりますが)ただし、当日キャンセル率もかなり高いです。当社が過去に開催したイベントでも平均で30%程度のキャンセルが発生しました。

また、ちょっとした飲み物などを提供する場合は、飲食目的の方が参加する場合もあります。

 

有料の場合は、イベントの集客が無料に比べると弱いですが、お金を払ってでも来たいというモチベーションの高い参加者が多い気がします。もちろん無料の場合より、キャンセル率が低いです。

 

集客について

イベントをやる上でもっとも気をつけなければいけないのが集客です。

特に登壇者を社外の方にお願いするときは、あまりにも人数が少ないと、登壇頂いている方に残念な気持ちにさせてしまいます。

そのため早めにテーマを決め、その内容が刺さりそうな層にあわせた集客を開始する必要があります。最低でも1ヶ月〜1ヶ月半程度は必要です。

と言っておきながら、当社もいつもギリギリのスケジュールになりバタバタしてますが...汗

 

当社は、集客には主にSNSとイベント管理のWebサービスを使ってます。

SNSは主にコーポレートのFacebookTwitter、あとは社員に協力頂き拡散しています。

イベント管理のWebサービスは当社で使用しているconnpass、Peatix、Doorkeeperをはじめ、EventRegistやATND、Zusaarなどなどいろいろなものがあります。
基本的に機能にそれほど差はありませんが、それぞれのサービス毎に登録されているイベントに特徴があります。エンジニア向けのイベントが多いとか自己啓発系のイベントが多いなど、そのため開催するイベントにあったツールを選ぶのがよいと思います。 

弊社で活用しているツール

connpass

・エンジニア向けの勉強会が多い

・無料で使用可能

・参加費をPayPalで事前決済が可能

SNSと連携しているため、拡散しやすい

・イベントの資料共有機能あり

 

Peatix

・登録されているイベントのジャンルが幅広い

・無料で使用可能

・参加費をクレジットカード、PayPal、コンビニで事前決済が可能

・Peatix内ので広告を出すことが可能

 

Doorkeeper 

・ 有料(1500円/月〜)

参加費をクレジットカード、PayPal、銀行振込(一部プランのみ)で事前決済が可能

・Web系のイベントが多い

・コミュニティ管理が可能

 

キャンセル対策

イベントを開催あったって、どうしてもキャンセルは発生します。

ただキャンセルにも対策ができるものがあります。

 

・イベントを忘れている

これは意外と多いです。私も参加者側でたまに忘れていることがあります。

当社では対策としては、リマインドメールを送っています。

できれば一週間前くらいと、二日前くらいに送れると良いと思います。

メールの中にイベントの内容をチラ見せすると期待感が高まり、キャンセル防止にも繋がります。

 

・開催日

キャンセルには、急に仕事が入った、雨が降っているなど様々な要因があります。

そこでなるべく参加者の方が参加しやすい日程や時間を設定することをオススメします。

当社でイベントを開催する際はなるべく、仕事の多い月末は避けるようにしています。

また開始時間は以前は19時から始めていたのですが、19時30分からに変更したところキャンセル率が減りました。

開催する曜日によるキャンセル率はあまり差はない気がしていますが、当社ではノー残業デーを採用しているところが多い水曜日、もしくは金曜日に開催しています。

 

曜日の参加率についてまとまっているページがありました。

blog.peatix.com

 

まとめ

もし、いま自社でイベント開催を検討されている方がいらっしゃれば、開催することオススメします。

準備は大変ですが、普段の業務とは違った経験ができます。

当社では"InnoCAFE"を初めて約2年が経ちますが、イベントから採用に繋がったり、お仕事のご相談を頂いたりといろんなご縁にもつながっています。

 

また様々な方とコラボレーションできるのもイベントを開催する楽しみの1つでもあります。

 

当社でも引き続きイベントを開催していくので、ご興味がある方は是非ご参加ください。